Synthèse des écarts et mail au client
La Synthèse des écarts rassemble sur un seul écran tous les points non conformes de votre contrôle, avec la localisation, votre commentaire et vos photos. En fin de visite, vous la déroulez devant le maître d'œuvre. Au bureau, Roger en tire un mail prêt à envoyer à votre client.
Ouvrir la synthèse
Sur le terrain (téléphone)
- Ouvrez le projet.
- Touchez Synthèse des écarts, sous les boutons Reprendre le contrôle et Saisir le logement.
Le bouton apparaît dès que le contrôle est commencé.
Au bureau (ordinateur)
- Ouvrez le projet.
- Cliquez sur Écarts, en haut à droite, à côté du bouton Rapport. Le nombre d'écarts est affiché sur le bouton.
Sur ordinateur, le bouton n'apparaît que s'il y a au moins un écart.
Ce que contient la synthèse
Les écarts sont regroupés par logement, avec le caisson concerné quand il y en a plusieurs. Les points qui concernent l'installation commune sont regroupés sous Installation.
Pour chaque groupe, vous trouvez :
- les points de vérification non conformes, avec votre commentaire et vos photos. Touchez une photo pour l'agrandir ;
- les bouches : quand une autre bouche que celle prévue a été posée, la synthèse affiche Autre bouche posée et la bouche prévue par l'Avis Technique ;
- les mesures hors plage : la valeur relevée et la valeur attendue.
Si tout est conforme, l'écran affiche Aucun écart constaté.
Rien à ressaisir
La synthèse se construit à partir de vos vérifications et de vos mesures. Corrigez un point dans le contrôle : la synthèse suit automatiquement.
Faire rédiger le mail par Roger
Le mail se prépare au bureau : le bouton n'apparaît que sur ordinateur.
- Dans la synthèse, cliquez sur Rédiger le mail, à droite du titre.
- Patientez quelques secondes pendant que Roger rédige…
- Cliquez sur Voir le mail.
- Relisez et retouchez l'Objet et le Message si besoin. Vos retouches sont enregistrées automatiquement.
- Cliquez sur Copier le mail (et Copier l'objet), puis collez-les dans votre messagerie. Ou cliquez sur Ouvrir dans ma messagerie pour ouvrir un nouveau mail déjà rempli.
Roger reprend le nom du client, l'adresse du chantier et la date de l'intervention. Il liste les écarts logement par logement, avec le code du point quand il en a un. Il signe avec votre nom, votre société et son téléphone quand ils sont renseignés.
Bon à savoir
- Rien n'est envoyé par VentiFlow. Le mail part de votre propre messagerie, après votre relecture.
- Un seul mail par projet. Une fois rédigé, il est conservé sur le projet. Le bouton devient Voir le mail et vous le retouchez à la main.
- Si les écarts changent après la rédaction, un bandeau vous prévient : « Les écarts ont changé depuis la rédaction de ce mail ». Relisez et ajustez le texte avant l'envoi.
- Le bouton Ouvrir dans ma messagerie n'apparaît que si la fiche client contient une adresse e-mail.
- Le bouton Rédiger le mail n'apparaît que s'il y a au moins un écart.
Astuce
Renseignez la civilité et l'e-mail du client dans sa fiche avant de lancer la rédaction. Roger salue alors votre client par son nom et le mail s'ouvre directement avec le bon destinataire.
Relisez toujours
Roger peut se tromper. Vérifiez le mail avant de l'envoyer : c'est vous qui signez.